Etapele pregatirii unui eveniment

iata cateva propuneri si sugestii care sa va ajute sa va structurati planul cand doriti sa organizati un eveniment.

1. Explorarea
 Se alege tema evenimentului si se gandeste ce impact ar trebui sa aiba, ce asteptari avem

2. Alegerea publicului tinta

3. Proiectarea si planificarea evenimentului

4. Construirea evenimnetului

• durata
• alegerea speakerilor - o persoana importanta - vector de imagine
• alegerea moderatorului
• trimitere scrisoare de invitatii la speakeri
• gasirea unor solutii de back up
• gasire locatie (spatiu mare, cu scaune,  sonorizare, utilitati  in functie de ce ai nevoie la eveniment, videoproiector, etc.)
• gasire sonorizare
• gasire furnizori
• relationare cu mass media
• realizezi parteneriate media
• elaborarea pachetelor pentru participanti, sponsori si pseudosponsori ( felul in care se vor promova ei la eveniment daca sponsorizeaza si infunctie de ce ofera)
• promovarea catre audienta online si offline
• distribuirea si vanzarea biletelor
• gestionarea inscrierilor
• realizarea aspectelor logistice dinainte de eveniment
• derularea pr. - zisa a evenimentului
• atentie la diferitele probleme care pot aparea la eveniment
• evaluarea evenimentului la final (cati participanti au fost, ce a fost bine ce nu, daca si-a atins scopul)
• evaluarea de catre sponsori, de catre participanti prin chestionare, cu sau fara tombola

Alte observatii legate de organizarea de evenimente

• daca trebuie sa organizati un eveniment pentru un numar mare de persoane apelati la o agentie care organizeaza evenimente 
• un eveniment important, gen lansare de carte, intalnire de afacere, etc., ar trebui organizat de miercuri pana vineri pt ca oamenii de obicei au planuri
• nu alegeti publicatii media din trusturi diferite
• ai nevoie de bani pt a organiza un evenimt, de obicei banii de la sponsori vin mult mai tarziu
• este important sa folositi si promovarea outdoor nu doar cea online
• evenimentele in strada sunt mai ieftine